Cuando decidimos realmente comprometernos a ser LEAN en Benchmark, sabíamos que tendríamos un desafío adicional, ya que nuestro equipo está repartido por todo el mundo. ¿Podríamos enseñar de forma realista el concepto LEAN a nuestro equipo de más de 140 Benchmarkers que operan en 9 idiomas en 8 zonas horarias? O más importante aún, ¿podríamos construir una cultura LEAN que llegara a permear en el cómo tomamos decisiones y cómo trabajamos todos los días? Bueno, estas fueron algunas de las preguntas importantes que nuestro equipo de liderazgo tuvo que responder.

Una vez que tuvimos reunido a nuestro escuadrón LEAN, teníamos que aterrizar cómo le íbamos a hacer para que LEAN también fuera parte de nuestra vida cotidiana. Necesitábamos llevar a casa el mensaje de mejora continua. Aunque anteriormente, ya habíamos tenido pequeños acercamientos diarios y reuniones semanales de nivel 10 para nuestros diversos equipos, no habíamos fijado una reunión permanente a la cual todos los miembros de la compañía debieran asistir todos los días. ¿Realmente sería posible comprometerse a cumplir con una junta diaria de trabajo en cada una de nuestras oficinas en el mundo? ¿Podemos permitirnos la pérdida de tiempo? La respuesta fue, ¡absolutamente! De hecho, no podíamos darnos el lujo de NO cumplir, especialmente si queríamos tener una verdadera transformación LEAN. Vimos esto como una inversión en nuestro equipo y de la misma forma esperamos que éste así lo percibiera.

En especial, estaba específicamente preocupada por nuestros desarrolladores. Tienden a ser muy inteligentes, basados en hechos, de pensamiento blanco o negro y, la verdad, no muy sensibles. Podía imaginarlos perfectamente diciendo: “¿por qué estamos perdiendo el tiempo en esto? ¡Tengo mucho código por hacer!”

Decidimos que nos reuniríamos todos los días durante 19 minutos, por lo que nombramos a nuestra reunión: “LEAN 19”. De igual forma, se les pidió a cada una de las otras 6 regiones que  eligieran un horario con el que pudieran comprometerse a diario. En nuestro caso, en la sede en Los Alamitos, elegimos 9:41 AM. Era un horario extraño, sin embargo, de esta manera la gente lo recordaba. Además, tenemos un recordatorio automático que se publica a las 9:39 y, posteriormente “sonamos la campana” a las 9:40, hora en la cual, la mayoría del equipo ya va en camino a la sala de conferencias, por lo que todos están sentados a las 9:41.

Durante los primeros meses, nuestras reuniones consistieron en aprender los principios LEAN, hablar de las mejoras que podemos realizar en tan solo dos segundos y de revisar nuestros valores fundamentales, todo esto seguido por un testimonio inspirador de Ted Talk.

Siendo honestos, al principio fue un poco difícil conseguir que todos estuvieran a bordo, es más, me atrevería a decir que incluso, creo que algunos miembros del equipo pensaron que estábamos locos. Como mencioné anteriormente, estaba preocupada especialmente por nuestros desarrolladores, pues tienden a ser muy inteligentes,  basados en hechos, de pensamiento blanco o negro y, la verdad, no muy sensibles. Podía imaginarlos perfectamente diciendo: “¿por qué estamos perdiendo el tiempo en esto? ¡Tengo mucho código por hacer!” Sin embargo, me di cuenta que estaba muy equivocada. No solo se sumaron al proyecto, les encantó la idea. De hecho, parecían adoptar la cultura LEAN más rápido que nadie.

Nuestra primera reunión LEAN 19 fue el 18 de julio de 2016. Desde entonces, hemos tenido una reunión casi todos los días y éstas mejoran cada vez más conforme pasa el tiempo.