展示会で使える！事前集客からフォローまでの効果的なメール戦略

展示会集客で成功するためのメール戦略とは

展示会での受注率を上げるためには、展示会場への来場者数を増やし、自社ブースに足を踏み入れてくれる人を増やす必要があります。そして、ブース内で展示している自社商品に関する良い体験を提供し、ヒアリングやアンケートを多くの方に協力いただく必要性があります。アンケートを通じて体験者から適切な情報を聞き出すことで、ブース来場者に対する理解度を上げていきます。母数を増やし、体験の質と理解度を上げることが、その後のメール開封率や商談率に大きく影響を与えるのです。

今回は、展示会集客について重要なポイントを解説していきます。

展示会ブースの設計は自社商品の体験をメインに

展示会に出展すると主催者からスタンダードプランと称して、長机・椅子・ポスターなどを掲示するボードなどががセットになった備品とレイアウトが提示されます。ただし、スタンダードプラン通りに設計すると、ブースのコマ数が小さくスペースの余裕もないため、思ったような展示ができないかもしれません。展示会来場者は短い時間で少しでも多くの情報を得ようと歩き回っています。そんな人々に対して、事細かく書かれた製品のスペック情報の書いてあるポスターやチラシを配布しても、なかなか読んではもらえません。

目で見る・読む以外の五感をつかった体験を提供することでアピールしましょう。食品や衣料であれば試食・試着が有効なのは言うまでもなく、機械であればスピードや軽さ、アプリやシステムであれば使い勝手・UIの良さなどを実際に体験してもらいましょう。数多くのブースを見て回っている人々の印象に残る体験を提供することが、展示会終了後に送付するメール開封に大きく影響します。

展示会の事前集客はhtmlメールでスマートに

展示会に出展する目的の多くは新規リードの獲得になるかと思います。主催者は当然展示会イベントの集客に尽力してくれてはいると思いますが、出展側でも過去獲得したリードでその後コミュニケーションできていない人や、ホワイトペーパーなどでリードを獲得しただけで、まだ顔を合わせてといない人とコンタクトするチャンスと捉えるべきです。よって自身でも展示会への来場案内をしていきましょう。

FAXでの来場案内が効果的という説明を受けることも多いですが、もしそこに割くリソースが少なければ動画などの演出ができるhtmlメールを使うべきです。展示会への集客を促すメールでは、「来場すればこんな体験ができる」ということを知ってもらうための、展示会ブースで行える体験を動画や画像で紹介するものがお勧めです。

動画を見るには画像をクリック

展示会中のブース集客の声掛け内容はスタッフ内で共有する

ブース前でチラシを片手に、自社商品の名前を連呼している光景をよく見かけますが、展示会来場者はあなたの会社の商品を目当てにして来場してくれているお客様は一握りです。どんな目的で、どんな課題を持って展示会に来場しているかはわからないため、展示ししている製品のベネフィットや価値を多様に伝える必要があります。価格、業界での歴史や実績、ブースでの体験の魅力など、伝える切口を多様にして、少しでも来場者の耳に引っかかるメッセージを発しましょう。

展示会が3日間など日にちをまたいで開催する場合、初日が終了した時点で最も足を止めてくれたフレーズ・切口をメンバー全員で共有し、翌日以降はそのフレーズ・切口で声をかけていけば、足を止めてくれる可能性が高くなります。

展示会後の御礼メールは神速を尊ぶ

最近ではブース来場者に対して、翌日にはブース来場の御礼メールを送る企業が多くなってきているように、メール送信のスピードは早い方が良いです。メール送信に時間がかかってしまうという課題をお持ちの方がいますが、メールの文面は出展前に作成しておくことで、送付までの時間を短縮することができます。また、集めた名刺のアドレスと社名や氏名を手入力していては作業時間がかかり、かつ入力ミスも生じるため、名刺読み取りのリーダーや入力代行サービスの利用は必須です。主催者がレンタルしてくれるところもあります。御礼メールの原稿と動画などを事前に制作しておき、出来るだけ早く送付できるように心がけましょう。

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ブース内での体験アリとナシで変わるメール開封率

冒頭で展示会ブースでの体験が大事で、それがメールの開封率に大きく影響すると述べました。

ブースでの体験有りと無しに分類しメール送信したところ、開封率とメール内のオファー（キャンペーンなどの紹介ページへのリンク）のクリック率が大きく異なっていたという事例もあります。

人間の記憶、特に「視覚表象」はたいへんはかないもので、目は見ているようで見ていない欠陥商品です。目で見た対象への記憶を強化するには「何度も見る」ことが有効となりますが、展示会で何度も見てもらうことは難しいため、視覚以外の五感に訴える必要性が有ります。触る、動かす、（来場者がたくさん）話す、質問するといったユーザー体験が重要になってきます。そうした体験を予め設計しておくことが大事ということが、このケースからもお分かりいただけると思います。

展示会後、電話をかけるタイミングは？

メール送信後、受信者が能動的に問い合わせてくることは残念ながらそうそうありません。こちらから電話をかけて製品への興味関心をヒアリングしたり、提案の機会の有無を確かめる必要があります。このとき、どんなタイミングで電話をかければ良いのかを判断しかねることがあります。メール送付システム Benchmark Emailのレポート機能を使用すれば、送ったメールに対して、誰が開封しているか、メール内のURLをクリックしているかということがわかります。このレポートを見て、メールを開封してくれていれば電話をかけるという流れを一つの型として実行してみると良いでしょう。

メールで見込客を育てていこう

展示会で獲得したリードに対し、一回のメール送信で商談につながることは稀です。そこで、アンケートなどで取得した来場者の情報（興味関心や課題、業界など）に応じて、様々な情報を届けていくことで見込客を育てていかなければなりません。

業界がわかっていれば、自社製品が当該業界で採用された事例紹介。課題がわかっていれば、同様の課題を持っていた導入企業の事例紹介ができます。また、興味を示していた機能があれば、その機能のアップデート情報を。セミナーやワークショップを開催するなら、開催情報と開催レポートを送るのも効果的です。こうした情報は十把ひとからげに一斉送信するのではなく、来場者の属性や関心群をつくって送らなければ、メールの受信者は自分とは関係のない情報を送りつけてきたと思い、以降のメール受信を拒否する恐れがあります。そうならないために、Benchmark Emailにはリスト管理機能があります。こうした機能の詳細や利用方法については下記FAQをご参照下さい。

関連FAQ：セグメント機能の使い方は？

最終的な商談、受注率のアップのために、展示会への来場者数増の集客、製品の理解度が上がるブース作りが必要です。展示会集客やブース来場の御礼メールはHTMLメールを使うことでユーザーにアピールすることができます。