減少郵件處理時間

您是否花費太多時間處理郵件?

每天有數十億封郵件發送出來,不難想像光是閱讀和回覆郵件就倍感壓力,甚至沒效率。

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當然,郵件在我們日常聯絡不可或缺且多樣化的一部分,從客戶服務到內部協調各方面提供支援。然而,不可否認的是,處理電子郵件整體來說是一項反應性工作,有時會分散我們對重要工作的注意力。

對於行銷人員而言,EDM 行銷自動化軟體讓郵件處理更有效率。 但是,究竟該如何做才能在與客戶以及同事溝通的郵件上更省時呢?

以下五個小撇步幫助您提高郵件工作效率

1.設定郵件檢查界線

若您時常由於郵件而分心,別擔心,很多人跟您一樣。 最近一項調查顯示,比起查看社群媒體和處理家事,30%的遠程上班族表示,郵件擾亂工作更為嚴重。

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您不知不覺間在郵件上浪費許多時間。請使用以下小撇步設定界線,訓練自律。

關閉通知

您有多少次停下手邊工作,只為回覆一封不是很急的郵件?

郵件是一項反應性工作。一聽到郵件通知鈴聲「叮」,我們的思路立即被阻斷。關閉通知鈴聲可防止我們分心。

「但是,我知道你一定會問」,「要是錯過重要郵件怎麼辦?」,請繼續往下看 。

間隔一段時間檢查收件匣

請擺脫您必需透過郵件隨時待命的想法。依據 Adob​​e 電腦軟體公司指出,只有 59% 的工作郵件有實際作用。其他研究報告表示,只有 41% 的同事指望您一小時內回覆郵件,剩下 59% 的同事不介意等待!

請建立工作流程圖(選用工作流程範本)記錄您的工作流程,幫助您確認何時最適合檢查郵件。請勿在處理重要工作時安排郵件檢查,僅在收到緊急郵件時(需要立即回覆)才中斷您的行程安排。

首要法則是每天安排 3 次郵件檢查:早上、午餐前/後、下班前。

請勿回覆每封郵件

說真的,不是每封郵件都需要回覆。請將廣告推銷、副本郵件、簡短回覆等不重要的郵件歸檔或刪除。謹記,您發送的郵件越多,您收到的郵件就越多。

2. 建立範本

我們發現自己有時重複撰寫相同內容的郵件。與其每次都從頭開始編寫這些郵件,不如建立郵件範本

企業一直使用範本作為文案工具。對於寫給同事的郵件,您只需輸入一般回覆,存到您的郵件範本。

下例可用來回覆同事請求的範本:

[姓名]您好:

感謝您的郵件。[時間/日期] 前完成工作沒問題。

若是急件,敬請告知,我會盡快交件。

[你的名字] 敬上

請妥善命名和分類範本,必要時可更新或刪除。在雜亂無章的眾多範本中搜索,就像從頭開始撰寫郵件一樣耗時。

建立 EDM 行銷範本也可節省大量時間。依據近期 Litmus 報告,郵件設計EDM 行銷中最耗時的任務。

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許多免費的郵件範本供您使用,減少您在建立電子報、促銷郵件等所花費的時間。最好的郵件產生工具可完全客製化郵件範本,提昇品牌一致性,同時減少建立郵件的時間成本。

3. 保持郵件簡潔有力

撰寫郵件不需華麗文筆,或是詳盡描述。冗長內文不易閱讀,容易產生誤解。很有可能最終徒勞無功。

請保持郵件簡潔明瞭,並提供您希望收件人下一步做什麼的簡單說明。這樣做可減少郵件往返。話雖如此,個人化郵件仍然相當重要,別忘了保持友好和禮貌。

4. 收件匣切忌雜亂無章

「收件匣視而不見」不僅是一種影響消費者的現象,若您時常收到大量不相關的工作郵件,要是您對這些郵件置之不理或不妥善分類,很有可能會不小心忽略重要郵件。

同樣地,隨著收件匣郵件越積越多,尋找所需郵件變得更加令人沮喪。您得一封一封搜索郵件,有時深入收件箱深處,東翻西只為了找到想要的那封信。

依據 Mail Manager 研究,73% 的人花費太多時間找出特定郵件。56% 的人對於尋找郵件感到沮喪,而 70% 的人認為尋找郵件是消耗他們極大生產力的其中一件事

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為了減輕無效率帶來的壓力,請遵循以下收件匣分類和去蕪存菁的方式。

建立文件夾

您可建立文件夾或標籤(如果您使用Gmail)分類郵件。確定您的主要以及次要類別,並將郵件分類至合適的文件夾。

使用過濾器

郵件過濾器依據預設規則自動管理郵件。您可選擇將特定地址寄來的郵件移至特定類別,或將特定關鍵字的郵件移至特定文件夾。

您可將郵件過濾器當作條件配置。例如:

將已讀郵件移出收件匣

並非所有郵件都符合過濾條件。請養成習慣,將不相關或無法分類的已讀郵件從收件匣移到分類文件夾中或垃圾文件夾。不要重複閱讀郵件,只為決定郵件重要與否。

取消訂閱不必要的電子報

您的收件匣中有多少未讀的行銷郵件和電子報?

有許多人訂閱部落格文章卻從不打開郵件閱讀。我們雖然不用花時間回覆電子報,卻時常把時間花在一堆郵件中打轉。另外,52%的人承認工作時每隔幾個小時檢查一次私人郵件。看到收件匣有封主旨為「夏季30%折扣」的郵件,您肯定會分心!

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發狠退訂您不參與互動的郵件。與您工作無關的郵件名單(但您仍然喜歡接收這種郵件),請使用過濾器直接將郵件分類至不同收件匣。您甚可考慮建立一個與工作毫不相關的郵件地址。

5. 推廣替代聯絡方式

眾多企業將客服中心轉為雲端聯絡中心有其原因。單一聯絡方式已不足夠。不過,您是否心有疑問,什麼是雲端聯絡中心?它是一套全方位工具,使企業以各種管道與客戶無縫溝通,包括電話、郵件、即時通訊、簡訊等。

郵件是一種強大的通信工具,但它也有缺點。最大缺點在於不能有效地詳盡解釋,或說明複雜的概念。您最終會混淆收件人並陷入無止盡的郵件對話。

如果一封郵件需要冗長回覆,請使用另一種溝通方式。這需要您提高全方位管道客戶服務能力,以便客戶可以透過不同管道與您聯絡,無需重複問題。

電話和視訊聊天非常適合交流複雜的想法。另一方面,即時線上聊天或社群媒體私訊更適合快速解決問題。依據 Commbox 研究,與郵件相比,客戶更喜歡使用聊天機器人、Facebook、Whatsapp和簡訊。

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您應該持續以不同管道推廣替代聯絡方式,以達到最佳效果。例如,將您的聯絡電話放在郵件簽名欄可鼓勵客戶致電。

同樣地,若人們狂打您的公司電話,只為詢問常見問題(如送貨或退貨政策查詢),您可使用互動式語音操作(IVR)軟體將他們引導至網站的常見問題區。(什麼是IVR?這是一種自動電話系統技術,可依據預設規則分類來電,類似郵件過濾器)。

您擁有的聯絡方式越多,處理郵件的時間就越少。

結論

回覆郵件可能是您工作的重要部分,但若不設定界線,可能導致工作拖延。界線不清楚加上收件匣雜亂無章,最後發現自己不知所措且效率低下。

只要一旦您開始訂定例行程序(並改掉壞習慣),管理郵件便可融入您的生產力。使用上述方法,例如保持郵件簡捷有力、善用郵件範本、清理收件匣和利用替代管道,您可減少處理郵件的時間,專心在您喜歡的工作上。

作者簡介

Richard Conn 是 8×8 的開發商機資深總監,該公司是通信平台翹楚,具有整合聯絡中心、語音、視訊和聊天功能。 它也為小企業提供優質雲端電話系統。身為業界領導,Richard 位處以分析和結果導向的數位行銷產業,在競爭激烈的 B2B 環境底下,大幅改善投報率。Richard Conn 也發表 ZoomShift 軟體及更新的文章。請瀏覽 Richard Conn 的 LinkedIn