Em uma cultura de trabalho obcecada por autenticidade e cultura, por que é que os nossos e-mail automáticos ainda soam como um robô de um filme de ficção científica de baixo orçamento de 1950? Isso não precisa ser assim. Você pode melhorar. E nós podemos te ajudar!

Primeiro de tudo, transpareça a sua própria personalidade em suas mensagens. O que faz de você, você? Há alguma maneira sua de se comunicar nos e-mails que seus clientes apreciam? Provavelmente sim. Todo mundo tem uma personalidade única que é visível nos e-mails do dia a dia e é o que nos ajuda a distinguir o seu e-mail daqueles tantos outros que inundam nossa caixa de entrada todos os dias. Sendo assim, o primeiro passo é ser você mesmo.

Em segundo lugar, seja sincero sobre o que você está realmente fazendo. Você estará ausente em um feriado importante? Não tenha medo de dizer. Talvez você ainda possa nos dar uma dica de onde está indo para que possamos ficar morrendo de inveja. Isso é importante para que seus clientes realmente saibam quem é você, portanto estabeleça estes vínculos.

Em terceiro lugar, não tenha medo de usar o humor, ele é um poderoso agente em qualquer local de trabalho. O humor traz leveza e alívio à monotonia cotidiana. Se você puder, use seu senso de humor nos e-mails. Aqui vão alguns exemplos de mensagens automáticas mais do que entediantes:

“Obrigado pelo seu email. Estou fora do escritório e estarei de volta na segunda-feira. Durante esse período, terei acesso limitado aos e-mails, por isso, para obter assistência imediata, entre em contato comigo pelo celular.”

Ainda que este e-mail passe todas as informações necessárias, é uma mensagem muito chata de se ler. Confira agora algumas alternativas inspiradas pelo Hubspot.

“No momento estou em uma entrevista de emprego, responderei a você caso não consiga a vaga.”

Admita, é divertido. No entanto, não é aconselhável a menos que seus colegas tenham um forte senso de humor.

“Não estou no escritório agora, mas se for algo importante, não hesite em me twittar @shireenqudosi com a hashtag #NãoAtrapalheMinhasFérias.”

Isto é perfeito, especialmente para os colegas que não sabem que você saiu de férias. Também é ideal porque se você está de férias é mais provável que verifique o Twitter do que o e-mail – e assim, você garante que apenas as mensagens importantes cheguem até você (e em um espaço com caracteres limitados).

As pessoas usam Respostas Automáticas por uma série de razões – nem são férias. Você pode estar em uma licença maternidade – se for o caso, conte-nos qual vai ser o nome do seu pequeno. Você pode estar em um seminário – se for o caso, conte-nos onde você está indo e como isso melhora seu serviço aos clientes. Talvez você esteja fazendo algo realmente incrível como por exemplo um novo projeto – se for o caso, ofereça às pessoas uma visão sobre quais novidades estão por vir. Você pode até mesmo apenas estar de “folga” para ter tempo de realizar suas tarefas sem ter que verificar todos os e-mails que te enviaram.