Evidentemente, en Benchmark somos grandes fans del correo electronico, pero también entendemos que puede ser una importante pérdida de tiempo. ¿Quién no ha empezado un proyecto para distraerse una y otra vez con esa pequeña burbuja de notificaciones en el teléfono o en la PC? ¿Y quién de nosotros puede decir que pertenece al exclusivo club de la “Bandeja de entrada limpia”?

Por muy frustrantes que sean, los correos electrónicos son fundamentales para la forma en que hacemos negocios hoy en día, especialmente en ventas y marketing. Por ello, es conveniente tener en el bolsillo algunas técnicas que te permitan mantener una alta productividad sin dejar de gestionar los mensajes que recibes a lo largo del día.

A continuación, te presentamos algunos trucos y consejos sobre el correo electrónico que nos han resultado útiles, y que esperamos que para ti también lo sean.

1. Organiza tu bandeja de entrada

No organizarías todos los archivos de tu computadora en una sola carpeta, así que ¿por qué hacerlo con tus correos electrónicos?

No todos los correos electrónicos tienen la misma importancia ni necesitan ser tratados en el mismo plazo. Así que utiliza carpetas para organizar tus mensajes y clasificarlos en prioridades, sobre todo cuando se trata de mensajes que necesitan una acción inmediata frente a los correos que sólo necesitas poder consultar en algún momento posterior.

Hay muchas formas diferentes de organizar la bandeja de entrada, lo que significa que tendrás que experimentar hasta que encuentres el sistema que mejor te funcione. Sin embargo, un buen punto de partida es crear carpetas que clasifiquen tu bandeja de entrada por tiempo en lugar de por tipo de mensaje. Mantén los mensajes que deban ser atendidos inmediatamente en tu bandeja de entrada y márcalos como no leídos. A continuación, crea una carpeta para lo que hay que atender esta semana, otra para lo que hay que atender este mes o trimestre, y una carpeta “FYI” para los mensajes generales que puedas necesitar más adelante.

El secreto para mantener el correo electrónico organizado es utilizar la bandeja de entrada como una carpeta en sí misma, y no como un cajón para todo lo que llega. Si recibes un mensaje nuevo y no hay que atenderlo el mismo día, organízalo en otra carpeta o bórralo.

2. Implementa un sistema de bloqueo

¿Con qué frecuencia recibes un correo electrónico que debe ser atendido de inmediato? Lo más probable es que los mensajes de máxima prioridad no sean la norma, y que la persona o personas que te los envían tengan otras formas de ponerse en contacto contigo si es así.

Adoptar un sistema de bloqueo significa simplemente designar franjas horarias en las que revisas tu bandeja de entrada en lugar de vivir en ella todo el día. Por ejemplo, puedes elegir revisar tu correo electrónico una vez por la mañana, una vez justo después de comer y una vez antes de despedirte del día.

De este modo, te aseguras de no distraerte constantemente con lo que ocurre en tu bandeja de entrada y te aseguras de estar al tanto de todo lo que llega. Además, es mucho más productivo que romper con tu concentración cada vez que aparece un nuevo mensaje. Sólo asegúrate de desactivar las notificaciones o de eliminar la aplicación de correo de la barra de herramientas de tu escritorio para poder cumplir mejor con tu horario de bloqueo.

3. Utiliza herramientas de productividad

Existen muchas herramientas de productividad para el correo electrónico, que pueden ayudarte a eliminar el spam y enviarte recordatorios automáticos de respuesta. También hay aplicaciones para poner tu bandeja de entrada en modo “no molestar” para que puedas mantener tus bloqueos.

Con tantas herramientas de productividad para elegir, tendrás que investigar un poco para tener las más útiles para tus necesidades. Algunas de nuestras favoritas son Boomerang, SaneBox y ActiveInbox,, que te ayudarán a tener más control sobre tu bandeja de entrada sin una curva de aprendizaje muy pronunciada al principio.

4. Utiliza respuestas programadas cuando sea necesario

Todos queremos enviar respuestas personalizadas y bien pensadas a cada mensaje que recibimos, pero a veces te encuentras en medio de la confusión y sólo necesitas responder y hacerlo rápidamente. En esos casos, está bien seguir con las respuestas predefinidas, que puedes configurar de antemano en la configuración de tu bandeja de entrada.

Las respuestas predefinidas son simplemente plantillas que puedes utilizar sobre la marcha cuando no tienes tiempo para dar una respuesta más completa. No recomendamos usarlas siempre, pero pueden ser un salvavidas cuando estás atrasado. Por ejemplo, cuando alguien solicita una reunión pero no tienes tiempo de abrir tu agenda y coordinarla, puedes enviar una respuesta predefinida con un enlace a tu calendario online. Es más rápido y fácil que coordinar por tu cuenta, y no tienes que pasar por la molestia de escribir la misma respuesta cada vez.

Es posible mejorar las bandejas de entrada. Prueba los consejos y trucos anteriores y toma el control de tu bandeja de entrada de una vez por todas.