Il 5 maggio 2025, Microsoft ha ufficialmente implementato nuovi requisiti per i mittenti di email, allineando i propri standard a quelli già applicati da Google e Yahoo. Questo segna un cambiamento significativo nel panorama dell’email marketing, poiché tre dei più grandi provider di caselle di posta elettronica ora applicano congiuntamente regole di autenticazione robuste e best practice per proteggere i destinatari e sfidare i mittenti a migliorare le loro pratiche di posta elettronica.

Per i marketer, questo è un campanello d’allarme: la vostra capacità di raggiungere la casella di posta in arrivo è ora più strettamente legata alla vostra configurazione tecnica e al vostro comportamento di invio che mai.

In questo articolo ti spiegheremo esattamente quali sono i nuovi requisiti di Microsoft, come influiscono sulle tue campagne di email marketing e quali misure devi adottare subito per garantire che le tue email continuino a raggiungere il tuo pubblico.

Cosa è cambiato?

I requisiti aggiornati di Microsoft per i mittenti si concentrano su cinque aree chiave:

1. Autenticazione SPF, DKIM e DMARC
2. Indirizzo di risposta valido
3. Disiscriviti con un clic
4. Limiti di volume di invio
5. Pulizia delle liste e soglie di reclami per spam

Analizziamo ciascuno di questi aspetti.

1. L’autenticazione SPF, DKIM e DMARC è ora obbligatoria

Precedentemente raccomandati, questi tre protocolli di autenticazione email sono ora obbligatori per i mittenti di email di massa (coloro che inviano più di 5.000 email al giorno):

• SPF (Sender Policy Framework): conferma che il tuo dominio autorizza il server di posta in uscita.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): aggiunge una firma digitale alle email, dimostrando che non sono state modificate durante il transito.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): dice ai server di ricezione come gestire i messaggi che non superano i controlli SPF o DKIM.

Perché è importante: senza questi record configurati correttamente, le email potrebbero essere contrassegnate come spam o bloccate del tutto. Microsoft, Google e Yahoo ora si sono uniti per rifiutare le email non autenticate, soprattutto quelle provenienti da mittenti che inviano grandi volumi di email.

Azioni da intraprendere:

• Controlla che SPF, DKIM e DMARC siano configurati correttamente.
• Usa strumenti come MXToolbox, Google Postmaster Tools o il verificatore di autenticazione del tuo ESP.
• Collabora con il tuo team IT o il tuo provider di dominio per pubblicare e convalidare questi record DNS.

2. Le tue email devono avere un indirizzo di risposta valido

Gli indirizzi di risposta generici o non funzionanti (come no-reply@yourdomain.com) vengono penalizzati. Microsoft ora richiede che tutte le email includano un indirizzo di risposta valido e monitorato.

Perché è importante: la comunicazione legittima è una strada a doppio senso. Questa modifica aiuta a prevenire il phishing e garantisce che i destinatari possano contattarti se necessario.

Cosa fare:

• Sostituisci tutti gli indirizzi no-reply con caselle di posta monitorate (ad esempio, support@ o hello@).
• Assicurati che qualcuno del tuo team controlli e risponda prontamente alle risposte.

3. I link per disiscriversi devono essere facili da trovare e accessibili con un clic

Microsoft ora richiede un’opzione di disiscriviti con un solo clic nell’intestazione delle email per chi manda email in massa. Questo è in linea con gli standard di Google e Yahoo introdotti all’inizio del 2024.

• Deve funzionare senza dover accedere.
• Deve essere elaborato entro 48 ore.

Perché è importante: rende più facile per gli utenti disiscriversi invece di contrassegnare i tuoi messaggi come spam, proteggendo la tua reputazione di mittente.

Cosa fare:

• Aggiungi un’intestazione “List-Unsubscribe” nelle tue email. Se usi un ESP come Benchmark Email, dovrebbe supportarlo.
• Assicurati che i link per disiscriversi siano visibili e funzionanti nel tuo piè di pagina.
• Conferma che il tuo sistema elabori le richieste di disiscriversi automaticamente e tempestivamente.

4. Monitoraggio del volume per i mittenti di email di massa

Se mandi più di 5.000 email al giorno, Microsoft ti considera un mittente di email di massa. Oltre ai requisiti di autenticazione e cancellazione, i mittenti di email di massa saranno monitorati più da vicino per segnalazioni di spam, tassi di respinte e anomalie di volume.

Perché è importante: i mittenti di grandi volumi hanno un impatto maggiore sugli ecosistemi email e un potenziale più elevato di abuso. La nuova politica di Microsoft rafforza i controlli per tenere sotto controllo lo spam.

Cosa fare:

• Segmenta le tue liste email per evitare volumi inutili.
• Tieni d’occhio le statistiche delle tue email (aperture, respinte, reclami).
• Se serve, usa indirizzi IP dedicati o sottodomini per invii di grandi volumi.

5. Pulizia delle liste e soglie per i reclami di spam

Microsoft sta dando un giro di vite ai mittenti con liste sporche e scarso coinvolgimento. I marketer devono mantenere bassi i tassi di reclami di spam e assicurarsi che i contatti abbiano esplicitamente acconsentito a ricevere email.

Perché è importante: anche se hai autenticato le tue email, una cattiva igiene delle liste comprometterà la tua deliverability. Microsoft, come i suoi concorrenti, sta applicando soglie di reclami per spam: se superi il limite, le tue email potrebbero finire direttamente nella cartella della posta indesiderata.

Azioni da intraprendere:

• Rimuovi regolarmente i contatti non coinvolti (ad esempio, quelli che non hanno aperto le email negli ultimi 90 giorni).
• Usa l’opt-in confermato, ove possibile.
• Evita le liste acquistate o raccolte in modo illegale: chiedi sempre il permesso prima di aggiungere qualcuno.

Cosa significa questo per i marketer

Le modifiche di Microsoft segnalano un cambiamento più ampio nel settore verso un email marketing responsabile, autenticato e basato sul consenso. Se hai già apportato queste modifiche per Gmail o Yahoo, sei a posto. Ma se sei rimasto indietro rispetto alle best practice relative alle email, ora è il momento di recuperare, o rischi di rimanere indietro.

Ricapitoliamo i punti chiave:

• • Autentica il tuo dominio di invio con SPF, DKIM e DMARC.
  • Usa un indirizzo di risposta monitorato: elimina le email senza risposta.
  • Includi opzioni di disiscriviti con un clic e rendile facili da trovare.

• Tieni pulita la tua lista email e rimuovi i contatti inattivi o non coinvolti.
• Monitora la reputazione delle tue email e rimani al di sotto delle soglie di reclamo spam per mantenere una reputazione positiva come mittente.

L’allineamento di Microsoft con Gmail e Yahoo non è solo un cambiamento di politica, ma un chiaro segnale che l’ecosistema delle email sta maturando. I mittenti che prendono sul serio questi requisiti beneficeranno di un miglior posizionamento nella casella di posta e di un maggiore coinvolgimento. Chi li ignora vedrà diminuire la deliverability e la propria reputazione ne risentirà.

Non aspettare di finire nella cartella della posta indesiderata. Controlla oggi stesso la configurazione della tua email, metti in ordine l’autenticazione, pulisci le tue liste e crea un sistema di follow-up che trasformi ogni email in un’opportunità per costruire relazioni.