Ogni giorno si stimano ben 108.7 miliardi di email inviate nel mondo. Circa 40 ore perdiamo ogni anno per gestire il sovraccarico delle email, questo è infatti uno dei più grandi ostacoli che riscontriamo anche sul posto di lavoro, quotidianamente.

Vediamo come risolvere questo problema e migliorare la nostra produttività lavorativa.

I 3 Sbagli Che Stai Commettendo

Non c’è assolutamente alcun motivo perchè tu debba controllare ogni email ricevuta nella tua casella di posta.Eppure molti dipendenti dicono di sentirsi sotto pressione per rispondere alle email rapidamente – in particolare in quelli ambienti frenetici che si occupano di tecnologia, nuovi media e start-up. Non deve essere così perchè questo provoca diversi problemi nella gestione della tua giornata.

In primo luogo, se stai controllando ogni email che arriva, ti distrai da quello che hai programmato di fare e lasci quindi che qualcun altro ti detti quali sono le priorità. In secondo luogo, controllare tutto in una volta significa essere anche più propensi a lasciare una mail in sospeso. Solo perché hai controllato la posta, non significa che l’hai gestita. In terzo luogo, stai dando ai tuoi clienti e colleghi delle aspettative molto alte e irrealistiche. Li stai abituando a dare gratificazione immediata e ad agire in stato di servitù, andando sugli attenti ogni volta che accennano a contattarti, anche per cose futili. È ridicolo. Smetti di farlo.

Due Cose Da Fare se il Tuo Posto di Lavoro è Ossessionato di Email

Se ti trovi in un ambiente di lavoro in cui il tempo di risposta delle email è cruciale o devi fare sempre attenzione alle email provenienti da determinati mittenti, ci sono un paio di cose che puoi fare per gestire meglio il tuo tempo.
Innanzitutto imposta le finestre di notifica delle email sul tuo sul desktop o telefono. Io preferisco avere il pop-up sui miei telefoni in modo che appaiono su uno schermo pulito senza interruzioni. Personalmente ho troppo da fare sul mio monitor e quindi i pop up possono perdersi. Sarai in grado di vedere i messaggi che appaiono sul telefono ignorando facilmente ciò che non è necessario e rispondendo a ciò che è più urgente.

Se tutto tende ad essere urgente e si richiede una risposta immediata, allora invia una breve risposta che consente alle persone di sapere che hai visto l’email, e in un secondo momento potrai formulare una risposta più completa. In questo modo, hai fatto il tuo dovere e nello stesso tempo potrai continuare a fare quello che stavi facendo. Tieni traccia di quello che devi fare in un secondo momento tramite un tool di gestione progetti come Wrike. Potrai segnarti un compito al giorno solo per le richieste ricevute via email e avere una lista di quelli che aspettano una tua risposta.

Non farti venire l’ansia perchè devi rispondere immediatamente a tante richieste. Non è possibile fare tutto subito. Impara invece a guardare sempre al grande quadro di gestione del progetto. Detto questo, c’è ancora una terza opzione.

Usa Autorisponditori Email per Gestire la Tua Giornata

Imposta un autorisponditore da inviare durante la mattinata in cui comunichi che controllerai la posta nel primo pomeriggio.Aggiungi anche che per urgenze potranno chiamarti o contattarti in altro modo. Potrai anche spiegare che lo stai facendo per il bene della produttività e così sarai in grado di sfruttare più tempo per lavorare il più possibile. Questa soluzione rende contenti tutti: i mittenti sanno cosa sta succedendo, avrai risposto subito e non sarai distratto da messaggi fino a quando non deciderai di esserlo.