Si trabajamos en una organización obsesionada con la autenticidad y la cultura, ¿por qué nuestros mensajes de autorespuesta del correo electrónico todavía suenan como un androide de una película de ciencia ficción de bajo presupuesto de 1950?

Primeros pasos para personalizar tus autorespuestas

En primer lugar, debes infundir la autenticidad en tus mensajes. ¿Qué es lo que hace que seas tu? ¿Existe una forma de dirigirse en los correos electrónicos para que seas aceptado y querido por los clientes? Lo más probable es que sí.

Cada uno tiene una personalidad única que viene a través de intercambios del correo electrónico del día y es lo que nos ayuda a distinguir tu correo electrónico desde la lluvia de correos electrónicos que inundan nuestra bandeja de entrada cada día. Así que el primer paso es que seas tú mismo.

En segundo lugar, ¿estás siendo honesto acerca de lo que en realidad estás haciendo? ¿Necesitas tomarte unas vacaciones? Exprésate. Estos detalles humanizan tus mensajes para tus clientes, los hacen sentir como que conocen sobre ti. Es mucho más fácil que parecer un personaje desagradable. Ya que es frustrante  que alguien a quien conoces y se ha cultivado una relación desaparezca sin decir nada, por lo que no dejes de ser amable.

En tercer lugar, no tengas miedo de usar el humor. Manejar el humor es un agente poderoso en cualquier lugar de trabajo. Traen ligereza y alivio a la rutina diaria. Si éste es tu caso, integra tu sentido del humor en tu correo electrónico de respuesta automática.

Éstos son algunos ejemplos de la línea de respuesta automática clásica que grita “Estoy muy aburrido.”:

“Gracias por su correo electrónico. Estoy fuera de la oficina y volveré el Lunes. Durante este período, voy a tener un acceso limitado a mi correo electrónico. Para obtener asistencia inmediata, por favor póngase en contacto conmigo a mi teléfono móvil.”

Mientras compartes toda la información necesaria por ejemplo, que estarás de regreso el Lunes, incluso si tienes acceso al correo electrónico, y establecer un punto de comunicación alternativa, en última instancia es muy aburrido. He aquí algunas alternativas audaces inspiradas en Hubspot.

“Actualmente estoy en una entrevista de trabajo y te contestaré si no puedo obtener la posición.”

Tienes que admitir que es un mensaje descarado.  Sin embargo, no es recomendable a menos que tus colegas tengan un fuerte sentido del humor.

“No estoy en la oficina en este momento, pero si es importante, no dudes en enviarme un MD a @benchmarkespana con un #EstasInterrumpiendoMisVacaciones”

Esto es perfecto, especialmente para los colegas que trabajan desde casa que no parecen conseguir sus vacaciones. También es ideal porque si tú estás de vacaciones es más probable comprobar la información por Twitter que en el correo electrónico y te asegura recibir sólo los mensajes importantes de forma clara y objetiva.

La gente usa las respuestas automáticas del correo electrónico por diferentes razones – no sólo siempre se trata de estar de vacaciones:

  • Podrías estar de baja por maternidad, si es así, podrías escribir un mensaje sobre cómo vas a llamar a tu bebé.
  • Podrías estar fuera por un seminario – si es así, dejar un mensaje diciendo a dónde te diriges y cómo eso mejora tu capacidad de ser de mayor servicio a los clientes.
  • Tal vez tú estés haciendo algo realmente increíble cómo tomar un nuevo proyecto – en caso afirmativo, menciona y da a la gente una idea de la innovación o las cosas nuevas que se incorporarán al negocio que estás haciendo.
  • Incluso puedes escribir un mensaje que tomarás un descanso para evitar sobrecargarse y afectar el servicio a tus clientes.

Ser honesto es una buena manera de conservar las buenas relaciones en los negocios.

 

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