Outlookとは？基本の使い方とアイコンを解説！ブラウザ版、デスクトップ版、スマホ版の使い方を解説

こんにちは、ライターの遠藤です。今回は、Microsoftが提供をしているOutlook.comの使い方を説明します。ブラウザ版のOutlook.comとインストール版のOutlookの違いも解説します。

Microsoft Outlookは、法人でも標準メールアプリとして使っている会社が多く、Benchmarkの調査で、会社のアドレスで2番目に多く使われているという結果が出ました。ぜひメルマガ担当者様もOutlookで、どのようにメールが受信されるのかなどの参考にして頂けたらと思いますし、アウトルックの初心者の方への使い方の解説になれば幸いです。

※OutlookのUIが変更になったため、2023年2月に内容を新しいUIに合わせて更新をいたしました。

Outlook.comとは？Outlookとの違いとは？

Microsoft OutlookはMicrosoft社が提供しているメールソフトです。Microsoftのアカウントを作れば、誰でも無料で利用することができます。

Outlookには、Outlook.comとOutlookがあります。Outlook.comはウェブブラウザ（EdgiやChrome、Safariなど）で利用します。Outlookはパソコンやスマートフォンにインストールして利用します。

パソコン向けアプリにはWindows版とMac版があります。モバイルデバイス向けのアプリにもAndroid版 OutlookとiOS版 Outlookがあります。

パソコンブラウザ版のOutlook

Outlook.comのパソコンブラウザ版から解説をしていきます。
Outlook（https://outlook.live.com）にパソコンブラウザでアクセスし、Microsoftのアカウントを使って「サインイン」をします。

Outlook.com ブラウザ版の画面

OutlookのUIは、とてもシンプルでわかりやすくなっています。

画面の表示レイアウトを変更する

画面上の「表示」をクリックすると、メール一覧の「レイアウト」の変更ができます。たとえば「閲覧ウィンドウ」で「右に表示」を選択すると、受信メールの閲覧画面が右側に表示されます。

また、Outlookで新規にアカウント作成をすると「表示方法」の選択を行うことができます。

１：フォルダー

画面の左側に「フォルダー」が並びます（①）。受信トレイや迷惑メールなど既存のフォルダー以外に、「新しいフォルダー」をクリックすると自分で、好きなフォルダーを作成することができます。

フォルダーを右クリックすると、以下のようなメニューが現れます。サブフォルダーの作成や名前の変更、お気に入りに追加などの設定をすることができます。お気に入りに追加したフォルダーは、フォルダーの一番上に表示されます。

２：受信トレイ

画面中央（②）には、受信したメールが、上から時系列に並びます。左からアイコン、送信元（送信者名）、メールタイトル、受信した日付の順です。

受信したメールにマウスを載せると、「未開封にする」「フラグを付ける」「ピン留めしてフォルダーの先頭に表示する」「削除する」のアイコンが表示されます。

画面右側の「フィルター」をクリックすると、受信したメールを未読、自分宛て、フラグ付きなどの条件で絞り込むことができます。

３：他のツールを開く

画面の左にあるアイコン（③）をクリックすると、メール以外のツールを開くことができます。上から順に、「メール」「カレンダー」「連絡先」「添付ファイル」「ToDo」です。さらに「Word」「Excel」「PowerPoint」「OneDrive」「その他」とMicrosoftの他ツール（クラウド版）を開くことができます。Outlookは、これら他のツールと連携して利用できるのが特徴です。

「カレンダー」は、フライトの予約やホテル予約、レンタカーの予約などがメールで届いた場合には、自動でカレンダーにスケジュールが追加されます。（自動で追加されるのはサポートされている送信者のメールのみです）

「連絡先」は、いわゆるアドレス帳です。名前や会社名、メールアドレスだけでなく、その人から届いたメールを一覧で確認することができます。

「添付ファイル」は、受信したメールに添付されていたファイルが一覧表示されます。

「ToDo」は、タスク管理ができます。例えば、今日の予定として、今日やるべきタスクを追加することができます。

受信したメールを検索する

受信したメールの中から特定のメールを探したい時は、画面上部の検索窓からメール検索ができます。メールの差出人の名前、メールアドレス、文言などで検索をすることができます。

受信メール

受信トレイで、受信したメールをクリックすると、メールが開き閲覧ができます。画面の上部に、閲覧している受信メールに対しての操作メニュー（①）が並んでいます。

１：操作メニュー

削除：メールを削除します

アーカイブ：メールをアーカイブフォルダーに入れます

報告：メールをフィッシング詐欺として報告ができます。アイコン右横の「下三角」をクリックすると「迷惑メールの報告」も可能です。

返信：メールの送信元へ返信メールを作成できます。アイコン右横の「下三角」をクリックすると「返信」「全員に返信」「転送」が選択できます。

開封済み／未読：メールを開封済みにしたり、未読の状態にできます。

一括処理：閲覧しているメールの差出人からのメッセージを自動で指定したフォルダーに移動させる「一括処理」の設定ができます。

移動：メールを指定したフォルダーに移動できます

分類：メールをカテゴリ登録することができます

フラグを設定／フラグを解除：メールにフラグを付けることができます。

ピン留めをする／ピン留めを外す：メールをピン留めして、メール一覧で固定表示することができます。

再通知：メールの再通知（指定した日時にリマインドする）を設定できます

２：受信メールの表示画面

受信メールは画面中央に表示されます（②）。

上からメールタイトル、差出人、宛先、受信した日時（右側）、本文の順に並んでいます。

受信したメールに返信をする

受信したメールに返信をするには、画面上部の「返信」をクリックするか、画面右側にある矢印アイコンをクリックします。矢印アイコンは左から、返信（左矢印）、全員に返信（二重←）、転送（右矢印）、その他（・・・）の順です。

返信：差出人へ返信

全員に返信：差出人以外にCC、BCCに設定されている宛名も含めて全員に返信

転送：メールを別の宛先へ転送する

その他：受信メールに対しての各アクションができます

受信メールへのアクション

受信メールに対するアクションで、ここまで紹介していないものを解説します。

他の返信アクション：会議を作成して全員に返信ができます。「カレンダー」で予定表を作成して、メールの差出人に送信することができます。

未開封にする：メールを未開封状態にします

フラグを設定する：後で確認をするメールとしてフラグが付きます

ボードに追加：カレンダーのボードにメールを追加します

レポート：そのメールに対して迷惑メールの報告、フィッシング詐欺の報告、懸念事項を報告ができます

ブロック：メールの送信元をブロックしたり、ブロックを解除したりできます

セキュリティオプション：そのメールを迷惑メール、フィッシング詐欺として報告する、差出人のブロック、懸念事項を報告といった設定をすることができます

メールを作成する

新しいメールを作成するときは「新規メール」をクリックします。

メールの作成画面が表示されます。

１：操作メニュー

画面上部にメニューが並びます（①）。左からホーム、表示、ヘルプ、メッセージ、挿入、テキストの書式設定、オプションの順です。

ホーム：ホーム画面のメニューが表示されます。

表示：画面の表示を変更できます。

ヘルプ：ヘルプの検索ができます

メッセージ：メール作成用のメニューが表示されます。メールにファイルを添付したり、リンクを設定したり、署名などの設定ができます

挿入：添付ファイル、リンク、署名、ピクチャ、絵文字、表などの挿入ができます

テキストの書式設定：メールの文章の書式を設定できます。フォントを変えたり、太字や文字色を変えたりなど、Wordで文章を書くのと同じように設定できます

オプション：メールの予約送信の設定、BCCの表示、Ccの表示、差出人を表示、暗号化の設定、配信確認メッセージの要求、開封確認メッセージの要求などができます。一番右のフロッピーディスクのアイコンをクリックすると「下書きの保存」ができます

２：本文入力スペース

メニューの下（上記②）で、メールの宛先、メールのタイトル（件名）、本文を入力します。

宛先の右側にある「CC」「BCC」をクリックすると、CC、BCCの入力スペースが表示されます。

件名の入力欄の下が、メール本文の入力スペースです。

入力スペースの下には、Wordのように、書式メニューがあります。太文字にしたり、文字色を変更したり、箇条書きを追加したりできます。

Outlookでは、メール本文内で特定の相手をメンションの追加できます。追加方法は「＠」の後に、メンションしたい相手の名前かメールアドレスを書くと候補が表示されます。あとは候補の中から選ぶだけです。

メンションで追加をした相手は、メール本文内で表示され、自動で宛先にも追加されます。

会議の連絡時など複数人に対してメールを送るときに使うと便利な機能です。

メールを作成したら「送信」をクリックすると、メールが送信されます。

モバイルブラウザ版のOutlook

モバイルブラウザ版のOutlookについて解説をしていきます。Outlookの機能は、ここまで解説をした「パソコンブラウザ版」と同じです。そのため、ここからは機能の説明は割愛いたします。画面上で、どこに何があるのかを解説いたします。

スマートフォンのブラウザアプリ（SafariやChromeなど）で、パソコン版と同じようにOutlook（https://outlook.live.com ）を開きます。Microsoftのアカウントでログインをすると受信トレイが表示されます。

モバイルブラウザ版の受信トレイ

① フォルダー表示

画面左上（①）をタップすると、フォルダーが表示されます。

② 受信メールの絞り込み、検索、新規作成

画面右上（②）の「フィルター」をタップすると、受信メールの絞り込みができます。

フィルターの上にある虫眼鏡アイコンをタップすると検索ができます。

新しいメッセージの作成

新しいメッセージを作成するときは、画面の右下にある「＋」の青い丸ボタンをタップします。

新しいメッセージの作成画面が開きます。画面、右上の「紙飛行機マーク」をタップするとメールが送信されます。

ファイルの添付などは、画面左下から設定できます。

③ 受信メールの一覧

受信トレイの中央（③）には受信したメールが一覧表示されます。

④ カレンダー、連絡先

画面下（④）には、他ツール（メール、予定表、連絡先）のアイコンが並んでいます。

受信したメールを閲覧・返信する

受信トレイに表示されているメールをタップすると、そのメールを閲覧できます。

① 閲覧しているメールへのアクション設定

画面右上の「・・・」をタップすると、未開封設定やフラグを付ける、フォルダーへ移動などの設定ができます。

画面右上の「・・・」の右横にある「ゴミ箱アイコン」をタップすると、受信したメールの削除、「箱アイコン」をタップするとアーカイブへ移動ができます。

② メールに返信をする

受信メールの差出人の右側にある「・・・」（②）をタップすると、返信、全員に返信、転送、未開封にする、削除の選択ができます。

受信メール画面の下（③）に表示されているアイコンからでも、返信、全員に返信、転送ができます。

パソコンアプリ版のOutlook

ここからは、パソコンにインストールするアプリ（ソフト）版です。ここではMacのパソコンアプリの画面で解説をします。（※アプリにはWindows版、Mac版があります）

まずApp Storeで「Outlook」を検索してインストールをしましょう。インストール後は、Microsoftのアカウントでログインをします。

Outlookのパソコンアプリは、フォルダー、受信メール一覧、受信メールを、１画面で見ることができます。

① 操作メニュー

画面上部には、各操作のメニューが並んでいます。新規メールの作成、削除、アーカイブ、移動、フラグを設定、未読にするなど、全ての操作ができます。

② フォルダーの一覧

画面左には、フォルダーが並んでいます。

③ 受信メールの一覧

フォルダーの一覧の右側に、受信メールが一覧表示されます。

④ メールの閲覧

画面の右側には、受信メールの一覧で選択したメールが表示されます。メールタイトルの右側に返信用のアイコンが並んでいます。

⑤ 他ツールのメニュー

画面の左下に、カレンダー、連絡先、タスク、メモのアイコンが表示されます。それぞれのアイコンをクリックすれば、ツールの画面が表示されます。

新規メールの作成画面

画面左上の「新しいメッセージ（青いボタン）」をクリックすると、新規メールの作成画面（①）に切り替わります。画面の上部（②）に、送信や破棄、ファイルの添付、署名などのメニューが並んでいます。

新しいメッセージの作成画面（①）で、差出人、宛先、件名などを設定できます。本文の装飾も可能です。

モバイルアプリ版のOutlook

モバイルアプリ版もAndroid版、iOS版があります。ここでは、iOS版の画面で解説をします。モバイルアプリ版もApp Storeから、スマートフォンにインストールをして、Microsoftのアカウントでログインをします。

優先受信トレイ

モバイルアプリ版の受信トレイで、他と異なりTOPページで「優先受信トレイ」が表示されます。「優先受信トレイ」とは、OutlookのAIが自動で「優先度が高い」と判断したメールが表示されます。

優先と表示されているタブを「その他」にスライドさせると、受信したメールの一覧が表示されます。

フィルター

画面右上の「フィルター」をタップすると、受信メールの受信メールの絞り込みができます。

受信メールに返信をする

受信メールを開くと、モバイルブラウザ版と同じ画面が表示されます。（同じ部分はモバイルブラウザ版の解説を参照してください）モバイルブラウザ版とは、画面下のメニューが異なります。

返信と表示されている横長の枠をタップすると、返信文の入力スペースが表示されます。返信の左にある矢印をタップすると、返信、転送、受信者を編集または表示の選択ができます。

新規メールを作成する

新たにメールを作成するときは、受信トレイの画面右下に表示されている「青い＋ボタン」をタップします。

これで、新しいメッセージ（メール）の作成画面が表示されます。

本文入力スペースの左下に、アイコンが並んでおり、ファイルの添付やスマートフォンのカメラで写真を撮影して添付する、書式の選択ができます。マイクのアイコンをタップすると音声入力も可能です。

モバイルブラウザ版と違うのは、並んでいるアイコンの一番左のカレンダーアイコンの有無です。カレンダーアイコンをタップすると「空き時間の送信」「イベントに変換」ができます。

メールの作成が完了したら、画面右下の「青い紙飛行機アイコン」をタップすれば、メールの送信ができます。

メールマガジン担当者がOutlookで気をつけるべき注意点

最後にメールマガジン担当者向けにOutlookの注意点を解説します。

Benchmark Emailの調査では、会社アドレスで2番目に使われている

冒頭でも、お伝えしたように、Benchmark Emaikの調査で、Outlookは会社のアドレスとして２番めに使われているという結果がでています。

MicrosoftのOffice365を導入している会社の場合、OutlookがOffice365に含まれているので、メールソフトとしてOutlookを使用していることが多いでしょう。Outlookを使えば、Microsoft Teasmsとの互換性もあり、予定表を使って会議の調整もしやすいなどの利点もあります。

メールマガジン担当者は、Outlookで、メールが受信されていることも想定して取り組むべきでしょう。