こんにちは、ライターの遠藤です。今回は、Microsoftが提供をしているOutlook.comの使い方を説明します。ブラウザ版のOutlook.comとインストール版のOutlookの違いも解説します。

Microsoft Outlookは、法人でも標準メールアプリとして使っている会社が多く、Benchmarkの調査で、会社のアドレスで2番目に多く使われているという結果が出ました。ぜひメルマガ担当者様もOutlookで、どのようにメールが受信されるのかなどの参考にして頂けたらと思いますし、アウトルックの初心者の方への使い方の解説になれば幸いです。

※OutlookのUIが変更になったため、2023年2月に内容を新しいUIに合わせて更新をいたしました。

Outlook.comとは?Outlookとの違いとは?

Microsoft OutlookはMicrosoft社が提供しているメールソフトです。Microsoftのアカウントを作れば、誰でも無料で利用することができます。

Outlookには、Outlook.comとOutlookがあります。Outlook.comはウェブブラウザ(EdgiやChrome、Safariなど)で利用します。Outlookはパソコンやスマートフォンにインストールして利用します。

パソコン向けアプリにはWindows版とMac版があります。モバイルデバイス向けのアプリにもAndroid版 OutlookとiOS版 Outlookがあります。

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パソコンブラウザ版のOutlook

Outlook.comのパソコンブラウザ版から解説をしていきます。
Outlook(https://outlook.live.com)にパソコンブラウザでアクセスし、Microsoftのアカウントを使って「サインイン」をします。

サインイン画面

Outlook.com ブラウザ版の画面

ブラウザ版受信トレイ画面

 

OutlookのUIは、とてもシンプルでわかりやすくなっています。

画面の表示レイアウトを変更する

レイアウト変更
画面上の「表示」をクリックすると、メール一覧の「レイアウト」の変更ができます。たとえば「閲覧ウィンドウ」で「右に表示」を選択すると、受信メールの閲覧画面が右側に表示されます。

レイアウト変更例
また、Outlookで新規にアカウント作成をすると「表示方法」の選択を行うことができます。

表示方法の選択画面

1:フォルダー

画面の左側に「フォルダー」が並びます(①)。受信トレイや迷惑メールなど既存のフォルダー以外に、「新しいフォルダー」をクリックすると自分で、好きなフォルダーを作成することができます。

フォルダーを右クリックすると、以下のようなメニューが現れます。サブフォルダーの作成や名前の変更、お気に入りに追加などの設定をすることができます。お気に入りに追加したフォルダーは、フォルダーの一番上に表示されます。

フォルダメニュー

2:受信トレイ

画面中央(②)には、受信したメールが、上から時系列に並びます。左からアイコン、送信元(送信者名)、メールタイトル、受信した日付の順です。

受信したメールにマウスを載せると、「未開封にする」「フラグを付ける」「ピン留めしてフォルダーの先頭に表示する」「削除する」のアイコンが表示されます。

メールアイコン

 

画面右側の「フィルター」をクリックすると、受信したメールを未読、自分宛て、フラグ付きなどの条件で絞り込むことができます。

メール絞り込み

3:他のツールを開く

画面の左にあるアイコン(③)をクリックすると、メール以外のツールを開くことができます。上から順に、「メール」「カレンダー」「連絡先」「添付ファイル」「ToDo」です。さらに「Word」「Excel」「PowerPoint」「OneDrive」「その他」とMicrosoftの他ツール(クラウド版)を開くことができます。Outlookは、これら他のツールと連携して利用できるのが特徴です。

ツールアイコン

 

「カレンダー」は、フライトの予約やホテル予約、レンタカーの予約などがメールで届いた場合には、自動でカレンダーにスケジュールが追加されます。(自動で追加されるのはサポートされている送信者のメールのみです)

「連絡先」は、いわゆるアドレス帳です。名前や会社名、メールアドレスだけでなく、その人から届いたメールを一覧で確認することができます。

「添付ファイル」は、受信したメールに添付されていたファイルが一覧表示されます。

「ToDo」は、タスク管理ができます。例えば、今日の予定として、今日やるべきタスクを追加することができます。

受信したメールを検索する

検索ウインドウ

受信したメールの中から特定のメールを探したい時は、画面上部の検索窓からメール検索ができます。メールの差出人の名前、メールアドレス、文言などで検索をすることができます。

受信メール

受信トレイ・メール画面

 

受信トレイで、受信したメールをクリックすると、メールが開き閲覧ができます。画面の上部に、閲覧している受信メールに対しての操作メニュー(①)が並んでいます。

1:操作メニュー

削除:メールを削除します

アーカイブ:メールをアーカイブフォルダーに入れます

報告:メールをフィッシング詐欺として報告ができます。アイコン右横の「下三角」をクリックすると「迷惑メールの報告」も可能です。

返信:メールの送信元へ返信メールを作成できます。アイコン右横の「下三角」をクリックすると「返信」「全員に返信」「転送」が選択できます。

操作メニュー

開封済み/未読:メールを開封済みにしたり、未読の状態にできます。

一括処理:閲覧しているメールの差出人からのメッセージを自動で指定したフォルダーに移動させる「一括処理」の設定ができます。
一括処理画面

移動:メールを指定したフォルダーに移動できます

分類:メールをカテゴリ登録することができます

フラグを設定/フラグを解除:メールにフラグを付けることができます。

ピン留めをする/ピン留めを外す:メールをピン留めして、メール一覧で固定表示することができます。

再通知:メールの再通知(指定した日時にリマインドする)を設定できます

2:受信メールの表示画面

受信メールは画面中央に表示されます(②)。

受信メールの項目

上からメールタイトル、差出人、宛先、受信した日時(右側)、本文の順に並んでいます。

受信したメールに返信をする

受信したメールに返信をするには、画面上部の「返信」をクリックするか、画面右側にある矢印アイコンをクリックします。矢印アイコンは左から、返信(左矢印)、全員に返信(二重←)、転送(右矢印)、その他(・・・)の順です。

返信方法

 

返信:差出人へ返信

全員に返信:差出人以外にCC、BCCに設定されている宛名も含めて全員に返信

転送:メールを別の宛先へ転送する

その他:受信メールに対しての各アクションができます

受信メールへのアクション

受信メールに対するアクションで、ここまで紹介していないものを解説します。

他の返信アクション:会議を作成して全員に返信ができます。「カレンダー」で予定表を作成して、メールの差出人に送信することができます。

アクションツール

 

未開封にする:メールを未開封状態にします

フラグを設定する:後で確認をするメールとしてフラグが付きます

ボードに追加:カレンダーのボードにメールを追加します

カレンダー追加

 

レポート:そのメールに対して迷惑メールの報告、フィッシング詐欺の報告、懸念事項を報告ができます

ブロック:メールの送信元をブロックしたり、ブロックを解除したりできます

セキュリティオプション:そのメールを迷惑メール、フィッシング詐欺として報告する、差出人のブロック、懸念事項を報告といった設定をすることができます

メールを作成する

新しいメールを作成するときは「新規メール」をクリックします。

新規作成

 

メールの作成画面が表示されます。

作成画面

 

1:操作メニュー

画面上部にメニューが並びます(①)。左からホーム、表示、ヘルプ、メッセージ、挿入、テキストの書式設定、オプションの順です。

ホーム:ホーム画面のメニューが表示されます。

ホームメニュー

表示:画面の表示を変更できます。

表示メニュー

ヘルプ:ヘルプの検索ができます

ヘルプメニュー

メッセージ:メール作成用のメニューが表示されます。メールにファイルを添付したり、リンクを設定したり、署名などの設定ができます

メッセージメニュー

挿入:添付ファイル、リンク、署名、ピクチャ、絵文字、表などの挿入ができます

挿入メニュー
テキストの書式設定:メールの文章の書式を設定できます。フォントを変えたり、太字や文字色を変えたりなど、Wordで文章を書くのと同じように設定できます

テキストの書式設定メニュー
オプション:メールの予約送信の設定、BCCの表示、Ccの表示、差出人を表示、暗号化の設定、配信確認メッセージの要求、開封確認メッセージの要求などができます。一番右のフロッピーディスクのアイコンをクリックすると「下書きの保存」ができます

オプションメニュー

2:本文入力スペース

メニューの下(上記②)で、メールの宛先、メールのタイトル(件名)、本文を入力します。

宛先の右側にある「CC」「BCC」をクリックすると、CC、BCCの入力スペースが表示されます。

件名の入力欄の下が、メール本文の入力スペースです。

メール本文入力欄

 

入力スペースの下には、Wordのように、書式メニューがあります。太文字にしたり、文字色を変更したり、箇条書きを追加したりできます。

Outlookでは、メール本文内で特定の相手をメンションの追加できます。追加方法は「@」の後に、メンションしたい相手の名前かメールアドレスを書くと候補が表示されます。あとは候補の中から選ぶだけです。

宛先の呼び出し

メンションで追加をした相手は、メール本文内で表示され、自動で宛先にも追加されます。

宛先設定画面

会議の連絡時など複数人に対してメールを送るときに使うと便利な機能です。

メールを作成したら「送信」をクリックすると、メールが送信されます。

送信ボタン

モバイルブラウザ版のOutlook

モバイルブラウザ版のOutlookについて解説をしていきます。Outlookの機能は、ここまで解説をした「パソコンブラウザ版」と同じです。そのため、ここからは機能の説明は割愛いたします。画面上で、どこに何があるのかを解説いたします。

モバイル版受信トレイ

 

スマートフォンのブラウザアプリ(SafariやChromeなど)で、パソコン版と同じようにOutlook(https://outlook.live.com )を開きます。Microsoftのアカウントでログインをすると受信トレイが表示されます。

モバイルブラウザ版の受信トレイ

① フォルダー表示

画面左上(①)をタップすると、フォルダーが表示されます。

フォルダー一覧

 

② 受信メールの絞り込み、検索、新規作成

画面右上(②)の「フィルター」をタップすると、受信メールの絞り込みができます。

絞り込みメニュー

 

フィルターの上にある虫眼鏡アイコンをタップすると検索ができます。

メール作成画面

新しいメッセージの作成

新しいメッセージを作成するときは、画面の右下にある「+」の青い丸ボタンをタップします。

新規作成

新しいメッセージの作成画面が開きます。画面、右上の「紙飛行機マーク」をタップするとメールが送信されます。

ファイルの添付などは、画面左下から設定できます。

メール作成画面

 

③ 受信メールの一覧

受信トレイの中央(③)には受信したメールが一覧表示されます。

 

④ カレンダー、連絡先

画面下(④)には、他ツール(メール、予定表、連絡先)のアイコンが並んでいます。

 

受信したメールを閲覧・返信する

受信トレイに表示されているメールをタップすると、そのメールを閲覧できます。

受信メール画面

 

① 閲覧しているメールへのアクション設定

画面右上の「・・・」をタップすると、未開封設定やフラグを付ける、フォルダーへ移動などの設定ができます。

アクション設定

 

画面右上の「・・・」の右横にある「ゴミ箱アイコン」をタップすると、受信したメールの削除、「箱アイコン」をタップするとアーカイブへ移動ができます。

② メールに返信をする

受信メールの差出人の右側にある「・・・」(②)をタップすると、返信、全員に返信、転送、未開封にする、削除の選択ができます。

返信設定

 

受信メール画面の下(③)に表示されているアイコンからでも、返信、全員に返信、転送ができます。

パソコンアプリ版のOutlook

ここからは、パソコンにインストールするアプリ(ソフト)版です。ここではMacのパソコンアプリの画面で解説をします。(※アプリにはWindows版、Mac版があります)

まずApp Storeで「Outlook」を検索してインストールをしましょう。インストール後は、Microsoftのアカウントでログインをします。

PCアプリ版の受信トレイ

 

Outlookのパソコンアプリは、フォルダー、受信メール一覧、受信メールを、1画面で見ることができます。

① 操作メニュー

画面上部には、各操作のメニューが並んでいます。新規メールの作成、削除、アーカイブ、移動、フラグを設定、未読にするなど、全ての操作ができます。

② フォルダーの一覧

画面左には、フォルダーが並んでいます。

③ 受信メールの一覧

フォルダーの一覧の右側に、受信メールが一覧表示されます。

④ メールの閲覧

画面の右側には、受信メールの一覧で選択したメールが表示されます。メールタイトルの右側に返信用のアイコンが並んでいます。

受信メール画面

⑤ 他ツールのメニュー

画面の左下に、カレンダー、連絡先、タスク、メモのアイコンが表示されます。それぞれのアイコンをクリックすれば、ツールの画面が表示されます。

新規メールの作成画面

 

新規作成

画面左上の「新しいメッセージ(青いボタン)」をクリックすると、新規メールの作成画面(①)に切り替わります。画面の上部(②)に、送信や破棄、ファイルの添付、署名などのメニューが並んでいます。

 

新しいメッセージの作成画面(①)で、差出人、宛先、件名などを設定できます。本文の装飾も可能です。

モバイルアプリ版のOutlook

モバイルアプリ版もAndroid版、iOS版があります。ここでは、iOS版の画面で解説をします。モバイルアプリ版もApp Storeから、スマートフォンにインストールをして、Microsoftのアカウントでログインをします。

優先受信トレイ

モバイルアプリ版の受信トレイで、他と異なりTOPページで「優先受信トレイ」が表示されます。「優先受信トレイ」とは、OutlookのAIが自動で「優先度が高い」と判断したメールが表示されます。

優先受信トレイ画面

 

優先と表示されているタブを「その他」にスライドさせると、受信したメールの一覧が表示されます。

フィルター

画面右上の「フィルター」をタップすると、受信メールの受信メールの絞り込みができます。

絞り込み画面

 

受信メールに返信をする

受信メールを開くと、モバイルブラウザ版と同じ画面が表示されます。(同じ部分はモバイルブラウザ版の解説を参照してください)モバイルブラウザ版とは、画面下のメニューが異なります。

Outlookモバイル版の画面

返信と表示されている横長の枠をタップすると、返信文の入力スペースが表示されます。返信の左にある矢印をタップすると、返信、転送、受信者を編集または表示の選択ができます。

返信などの選択肢

新規メールを作成する

新たにメールを作成するときは、受信トレイの画面右下に表示されている「青い+ボタン」をタップします。

+ボタン

これで、新しいメッセージ(メール)の作成画面が表示されます。

 

本文入力スペースの左下に、アイコンが並んでおり、ファイルの添付やスマートフォンのカメラで写真を撮影して添付する、書式の選択ができます。マイクのアイコンをタップすると音声入力も可能です。

モバイルブラウザ版と違うのは、並んでいるアイコンの一番左のカレンダーアイコンの有無です。カレンダーアイコンをタップすると「空き時間の送信」「イベントに変換」ができます。

カレンダーへのアクション設定

スケジュール画面

Outlookモバイル版の設定画面

メールの作成が完了したら、画面右下の「青い紙飛行機アイコン」をタップすれば、メールの送信ができます。
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メールマガジン担当者がOutlookで気をつけるべき注意点

最後にメールマガジン担当者向けにOutlookの注意点を解説します。

Benchmark Emailの調査では、会社アドレスで2番目に使われている

冒頭でも、お伝えしたように、Benchmark Emaikの調査で、Outlookは会社のアドレスとして2番めに使われているという結果がでています。

MicrosoftのOffice365を導入している会社の場合、OutlookがOffice365に含まれているので、メールソフトとしてOutlookを使用していることが多いでしょう。Outlookを使えば、Microsoft Teasmsとの互換性もあり、予定表を使って会議の調整もしやすいなどの利点もあります。

メールマガジン担当者は、Outlookで、メールが受信されていることも想定して取り組むべきでしょう。

Outlookでの差出人・件名・プレヘッダテキストの見え方

ここまで解説をしてきた内容を見て頂ければ、Outlookのブラウザ版、アプリ版で、受信したメールがどのように表示されるのかが、おわかりになると思います。

受信したメールのアイコンは、パソコン版(Mac)アプリ以外は、アイコンが表示されました。基本的にはメールアドレスの最初の文字が表示されます。

最もはっきり表示されるのが「差出人」です。差出人名を設定せずにメール配信をすると、メールアドレスが表示されてしまいます。メールマガジンを送るときは、しっかりと差出人名を設定しましょう。

次に件名です。ブラウザやアプリの横幅によって、表示される文字数は変わりますが、概ね13〜18文字で省略されるようです。大事なことは冒頭に書きましょう。

プレヘッダテキスト(概要文)は、ブラウザ版、アプリ版でも件名よりも多い文字数が表示されます。パソコンアプリの場合は、少なくなることもあるようです。

いずれにしても、大事なことは冒頭に書くのが鉄則ですね。

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